Pour assurer une gestion rigoureuse et responsable des fonds publics, les activités admissibles à une aide financière dans le cadre du Programme services-conseils doivent respecter certaines exigences liées à la chronologie.
Réalisation d’heures avant la signature du contrat
Il est permis d’effectuer un certain nombre d’heures avant la signature du contrat :
- Ces heures doivent être limitées à un maximum correspondant à une journée normale de travail (8 heures).
- Le contrat de service doit être signé dans les 30 jours suivant la date à laquelle ces heures ont été réalisées.
Contrats débutant au mois de janvier
- Afin de faciliter la gestion des contrats en début d’année, tous les contrats de service dont la date de début se situe au cours du mois de janvier pourront être signés au plus tard le 1er mars. Le nombre d’heures réalisées avant la signature demeure toutefois limité, tel qu’indiqué ci-dessus.
Cohérence entre les pièces justificatives
Les exigences de chronologie s’inscrivent dans un ensemble plus large de règles visant à assurer la cohérence entre les différentes pièces justificatives liées aux contrats.
Par exemple :
- Le rapport d’intervention, qui constitue un élément essentiel d’un service-conseil de qualité, doit être signé et transmis avant l’émission de la facture finale.
- De plus, les heures inscrites sur la feuille de temps doivent correspondre aux heures facturées et avoir été réalisées entre la date de signature du contrat et celle de la facturation finale, à l’exception des 8 heures autorisées avant sa signature.
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