Au terme de services-conseils ayant bénéficié d’une aide financière dans le cadre du Programme services-conseils, le conseiller doit obligatoirement transmettre un rapport d’intervention (RI) à l’entreprise. Le RI n’a pas à être transmis automatiquement au réseau Agriconseils. Il doit toutefois être conservé dans le dossier du client. Le Réseau peut en faire la demande pour valider la conformité du service rendu.
Le format du rapport varie selon la ou les activités facturé(es). Un modèle de RI suggéré ainsi qu’une page de présentation administrative, dont l’utilisation n’est pas obligatoire, sont disponibles sur le site Web des réseaux, dans la section « Rapport d’intervention ». Chaque dispensateur peut utiliser son propre format de rapport, tant que les exigences sont respectées.
Pour tous les rapports d’intervention
Les informations suivantes doivent obligatoirement être incluses :
- Nom du dispensateur
- Nom de l’entreprise
- Numéro d’identification de l’entreprise (NIM)
- Numéro de contrat
- Domaine(s) d’intervention
- Activités subventionnées facturées visées par le rapport
- Signature du conseiller
- Date de signature
Les activités concernées par l’aide financière doivent être aisément repérables. De plus, on doit trouver dans le rapport, au minimum, une recommandation par activité subventionnée1. Le volume d’informations contenues dans le rapport, incluant les recommandations, doit être représentatif du nombre d’heures facturées.
Si le service est encadré par un ordre professionnel, le rapport doit aussi respecter les grilles de référence de cet ordre.
Gestion
Dans le domaine de la gestion, il faut systématiquement se référer au Guide administratif (site Web des réseaux), puisque les exigences spécifiques à chaque activité y sont présentées.
Technique
Pour les activités du domaine technique, le contenu du RI doit inclure des informations relatives à chacune des sections du RI suggéré, soit :
- L’état de situation (description du mandat);
- Les éléments discutés en lien avec chacune des activités admissibles;
- Un minimum d’une recommandation par activité.
Le format de ce RI peut rassembler divers documents dont des rapports de visites, des résultats, des échanges de messagerie, des courriels, des notes transmises aux clients, des photos et tout autre document pertinent. Il est possible de rassembler l’ensemble des documents et de les présenter en utilisant le présent modèle, la page administrative ou la page de présentation (disponibles sur le site Web des réseaux, dans la section « Rapport d’intervention » et dans le fichier du contrat de service). Chacune des activités admissibles et des recommandations doit être aisément repérable dans les documents qui composent le rapport, de même que les informations obligatoires listées plus haut.
De plus, le Guide administratif précise des exigences spécifiques pour les RI liés aux activités suivantes du domaine technique :
- Acériculture
- Agrotourisme
- Aménagement de kiosques, de bâtiments et d’aires de travail, y compris les infrastructures, les équipements et le matériel
- Analyse des opérations et de la logistique
- Diagnostic spécifique en transformation alimentaire artisanale
- Expérience clientMise à l’échelle d’un produit
- Optimisation du procédé de fabrication
- Régie des bâtiments et d’équipements
- Régie des bâtiments, des serres et des équipements
Agroenvironnement
Plan d’accompagnement agroenvironnemental (PAA)
Le formulaire complété dans Solstice, conforme et signé par les deux parties, tient lieu de RI pour cette activité.
Diagnostic ciblé
Un RI doit être produit pour chaque diagnostic ciblé. Le contenu du rapport doit inclure les éléments obligatoires listés dans le Guide administratif et démontrer que le service-conseil a permis d’atteindre les objectifs propres à chaque diagnostic.
Suivis
Pour les suivis en agroenvironnement, le RI doit permettre de constater que le service-conseil a permis l’accompagnement dans les pratiques agroenvironnementales en lien avec chacune des actions admissibles prévues au contrat. Le RI doit inclure :
- L’état de situation (description du mandat);
- Les éléments de discussion qui tiennent compte de la description de chacune des activités ciblées (section « Suivi en agroenvironnement » du Guide administratif);
- Un minimum d’une recommandation par activité.
Ce RI peut regrouper divers documents dont des rapports de visites, des résultats, des échanges de messagerie, des courriels, des notes transmises aux clients, des photos et tout autre document pertinent. Chacune des activités admissibles et des recommandations doit être aisément repérable dans les documents qui composent le RI, de même que les informations obligatoires listées plus haut.
- Il est possible de regrouper l’ensemble des documents et de les présenter en utilisant la page administrative ou la page de présentation (disponibles sur le site Web des réseaux, dans la section « Rapport d’intervention » et dans le fichier du contrat de service).
- Il est aussi possible, mais pas obligatoire, d’utiliser le modèle de RI suggéré disponible sur le site Web des réseaux, pour compléter le rapport pour un suivi en agroenvironnement.
- Lorsque le service-conseil est consacré à la sensibilisation et au transfert d’information au sujet de pratiques agroenvironnementales correspondant à des activités admissibles au PSC, le rapport d’intervention doit en faire mention et peut, dans ce cas, n’inclure aucune recommandation formelle. ↩︎