Vous souhaitez que votre organisation bénéficie d’un assouplissement administratif afin d’utiliser un modèle de contrat autre que le modèle unique prévu par le Programme services-conseils (PSC)? Avant toute chose, communiquez avec le réseau Agriconseils de votre région. La directrice ou le directeur vous soutiendra afin d’évaluer si votre fonctionnement administratif est compatible avec un tel assouplissement.
L’objectif est d’effectuer une pré-sélection des demandes afin de permettre au Ministère d’examiner les systèmes intégrés les plus susceptibles de répondre aux exigences du PSC.
Dans un premier temps, votre Réseau évaluera si votre système intégré répond aux critères suivants :
- Centralisation de l’information : Les données pour compléter les différents documents contractuels (contrats, factures et feuilles de temps) sont regroupées dans un seul système administratif, accessible à la fois à l’équipe administrative et aux agronomes.
- Suivi administratif cohérent : Le système permet un suivi structuré et uniforme des étapes administratives, de la saisie du temps, à la production et à la transmission des documents (facturation, rapports, feuilles de temps).
- Respect des exigences du PSC : Le système administratif est conçu de manière à garantir que toutes les informations obligatoires sont présentes dans les documents transmis, sans nécessiter de documentation supplémentaire et d’ajouts ou de modifications manuels.
- Traçabilité et conformité : Le système permet de retracer facilement les informations et les documents liés à un contrat afin de faire aisément la démonstration de leur conformité.
- Encadrement des pratiques : Des procédures internes claires et mises à jour régulièrement encadrent l’utilisation du système pour assurer une application uniforme par tous les conseillers.
Après cette évaluation, si votre système répond aux critères, vous devrez transmettre 3 dossiers complets à votre Réseau, pour fin d’analyse par le MAPAQ. Pour toute question, communiquez avec votre réseau Agriconseils.