Témoignage de Guillaume Ducharme, directeur général du Centre multi-conseils agricoles (CMCA)*
« Il y a quelques années, notre quotidien était rythmé par des procédures chronophages et des tâches administratives sans fin. Nos conseillers et techniciennes, désormais au nombre d’une quarantaine, véritables experts dans leur domaine, passaient des heures et des heures chaque semaine à jongler avec des dossiers papier ou des fichiers joints par courriel, à ressaisir des informations et à gérer des tâches administratives non facturables. C’était autant de temps précieux qui n’était pas consacré à notre cœur de métier : l’accompagnement des entrepreneurs agriculteurs.
Face à ce constat, nous avons décidé d’agir en implantant en étapes plusieurs solutions numériques de travail collaboratif et en adaptant nos processus de travail. Nous avions depuis plusieurs années centralisé la gestion des contrats clients auprès d’une petite équipe administrative, appuyée par un outil de gestion de projets. Puis, il y a 5 ans, nous avons mis en place une infrastructure numérique 100 % infonuagique (Microsoft 365) avec des librairies de fichiers partagées SharePoint (sécurisées et maintenant conformes aux exigences de la Loi 25). Cette infrastructure rend l’équipe tout aussi productive et efficace en télétravail, en visite chez le client ou dans l’une de nos 7 places d’affaires.
Puis, nous avons équipé nos conseillers de tablettes numériques pour la prise de notes et la rédaction de mémos de rencontres, éliminant la prise de notes sur papier, facilitant leur sauvegarde et leur partage. Finis les mémos oubliés au bureau ou à domicile!
Après un audit et une planification numérique avec un consultant indépendant, nous avons franchi au printemps 2024 une autre grande étape alors que nous avons mis en place un progiciel de gestion intégrée (ERP-CRM) en infonuagique. Ce fut le début d’un tournant décisif dans notre organisation. Ce n’était pas qu’un simple changement d’outil, mais une véritable révolution dans notre façon de travailler, avec l’automatisation des processus de production et la signature des ententes de services et factures, une gestion de projet avancée, des indicateurs de performance, un meilleur suivi de la relation client, des applications mobiles, etc.
Aujourd’hui, nos données clients sont centralisées, accessibles et traçables. Fini le temps des doubles saisies administratives et des informations éparpillées! Notre objectif est clair : réduire drastiquement le temps consacré aux tâches administratives, pour permettre à nos conseillers et techniciennes de se concentrer sur leur véritable valeur ajoutée – l’accompagnement personnalisé de nos clients.
Cette transformation numérique n’est pas qu’une question d’efficacité, c’est aussi une façon de réinventer notre relation client. Le suivi est désormais plus proche, plus réactif, plus pertinent. Bientôt, nous pourrons même bénéficier de rappels automatiques ou proactifs. Nos conseillers peuvent donc se consacrer encore plus à ce qui fait la richesse de leur métier : l’expertise et le conseil sur le terrain.
Pour ceux qui hésitent encore à franchir le pas, notre expérience est claire : la transformation numérique n’est pas une option, c’est une nécessité. Encore plus dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre! C’est un investissement dans l’avenir de notre profession et dans la qualité du service que nous rendons à notre clientèle d’entrepreneurs agricoles. Le monde agricole évolue, nos méthodes de travail doivent suivre cette évolution. Et pourquoi pas, être même un pas devant! »
*Dix-huit mois après la mise en place de son système de gestion intégrée, le CMCA témoigne d’une amélioration significative de sa productivité, sans effet négatif sur la satisfaction de ses clients, tout au contraire. Cette transformation numérique illustre parfaitement comment l’innovation technologique et l’adoption de nouvelles pratiques numériques peuvent servir l’excellence du conseil agricole.