Documents à faire parvenir au MAPAQ

La date limite approche! Rappelez-vous que vous devez transmettre vos livrables d’ici le 31 mars 2015.

Selon la convention d’aide financière signée entre les clubs-conseils en agroenvironnement (CCAE) et le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ), il est entendu que les CCAE doivent fournir des livrables au MAPAQ à chaque année financière et ce, tant et aussi longtemps que la convention demeure en vigueur. À cet effet, le MAPAQ invite les CCAE à consulter l’article 3.4 de ce document légal et l’annexe 1 concernant les indicateurs reliés afin de prendre connaissance des livrables exigés. Il demande également de lui fournir une copie du contrat d’assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants en vigueur.

Une fois numérisés, faites parvenir les documents requis par courriel à Mme Élianne Fortin-Villeneuve (elianne.fortin-villeneuve@mapaq.gouv.qc.ca) d’ici le 31 mars 2015.

Notez que pour les CCAE dont l’année financière se termine entre le 1er décembre et le 31 mars, les livrables peuvent être envoyés jusqu’à 4 mois après la fin de l’année financière. Le MAPAQ se réserve le droit de retenir le premier versement de la prochaine année financière jusqu’à la réception des documents complets.

En guise de rappel, voici la liste des documents requis :

  • le rapport annuel du CCAE qui comprend :
    • la déclaration de mise à jour annuelle fournie au Registraire des entreprises (notamment la liste des administrateurs);
    • le nombre de membres du CCAE;
    • les états financiers signés par le président du CCAE;
    • l’offre de service du CCAE;
    • la liste des activités de sensibilisation et des activités collectives réalisées;
  • le bilan des activités de communication (sous forme de liste);
  • une copie du contrat en vigueur d’assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants.

Source : DADEAT, 16 mars 2015

Rappel important : échéance des principaux livrables

La Coordination services-conseils vous rappelle les échéances pour les principaux livrables du Programme services-conseils – domaine agroenvironnement :

  • 1er mars 2015 : dépôt de la liste des exploitations accompagnées (liste de NIM) et du fichier sécurisé;
  • 31 mars 2015 : dépôt des pages de signature pour les PAA, les mises à jour du plan d’action du PAA et les rapports des évaluations détaillées et ciblées.

Étant donné que le 1er mars 2015 est un dimanche, la date finale d’envoi de la liste de NIM et du fichier sécurisé se reporte au lundi 2 mars 2015.

Notez que pour chaque entreprise agricole apparaissant sur la liste de NIM, la conformité doit être vérifiée et accordée par Profil. Pour un rappel des principales consignes afin de compléter le plan d’action du PAA, un document est accessible dans Profil lorsque vous complétez le tableau 2-3 du plan d’action d’un PAA. Pour y accéder, veuillez cliquer sur le bouton « Comment compléter le tableau 2 » qui est présent à droite, en haut de l’écran.

Téléchargez le document.

En complément, le MAPAQ a publié une note, à l’été 2014, présentant de l’information supplémentaire sur les livrables.

Lisez la note.

Liste des exploitations accompagnées (liste de NIM) – dernier versement

Il est maintenant possible de déposer la liste de NIM, de même que le fichier sécurisé qui l’accompagne, aux réseaux Agriconseils. À cet effet, des informations utiles ont été publiées dans l’infolettre du 22 janvier 2015.

Consultez le document.

Afin de vous faciliter la tâche, la CSC vous propose une courte formation sur le même sujet. Obtenez tous les détails en téléchargeant la fiche descriptive.

Reddition de comptes de fin d’année dans Profil

La Coordination services-conseils (CSC) a préparé un document qui résume ce qui doit être fait dans Profil pour produire la liste de NIM et le fichier sécurisé nécessaires à la reddition de comptes de fin d’année.

Téléchargez le document.

Afin de vous faciliter la tâche, la CSC vous propose aussi une courte formation sur le même sujet. Obtenez tous les détails.

Pour préparer la liste de NIM, vous devez compléter le tableau Inscrire les données pour la liste de NIM. Prenez connaissance des consignes pour le remplir adéquatement. Celles-ci s’appliquent au dernier versement. Elles seront bientôt intégrées dans Profil et vous pourrez les consulter en cliquant sur un bouton qui apparaîtra en haut du tableau en question.

Date de signature

Afin de respecter les modalités du Programme services-conseils, seuls les PAA et les mises à jour de plan d’action dont la date de signature se situe entre le 1er mars 2014 et le 28 février 2015 pourront être financés dans l’année financière 2014-2015. Cette même règle s’applique pour les évaluations détaillées et ciblées (EDC).

Reddition de comptes de fin d’année

Surveillez la prochaine édition de l’infolettre La Coordination services-conseils vous informe! qui présentera plusieurs informations concernant la reddition de comptes de fin d’année. Une formation en ligne y sera aussi proposée afin de vous guider et de répondre à vos questions.

Reddition de comptes de fin d’année – Agroenvironnement

Pour la reddition de comptes de fin d’année, il n’est plus nécessaire de compléter les heures d’accompagnement par thématique dans le tableau Inscrire les données pour la liste de NIM. Profil effectuera cette opération automatiquement à partir des données indiquées au plan d’action du PAA. À cet effet, une nouvelle colonne a été ajoutée au tableau 2-3 du plan d’action. Pour chaque action services-conseils (SC), vous devez indiquer le nombre d’heures d’accompagnement réclamé.

Pour ceux qui ont accès au module de gestion de temps de Profil, les heures d’accompagnement qui y sont compilées pourront être transférées dans la nouvelle colonne en utilisant le bouton prévu à cette fin.

Le détail des heures d’accompagnement par action n’est pas demandé pour une réclamation en cours d’année. Cette information est exigée seulement pour la reddition de comptes de fin d’année.